ffmelden.nl

Vergaderlocatie: zorg voor een inspirerende ruimte!

vergaderlocatie

In mijn werk moet ik nogal eens vergaderen. Waarschijnlijk herken je de situatie wel; de vergadering mag natuurlijk absoluut geen geld kosten dus wordt er gezocht naar een geschikte vergaderlocatie in het bedrijf zelf. Soms zit je dan in een toevallig leeggekomen ruimte of je zit met te veel mensen in een te kleine ruimte. En wat dacht je van een slecht verlichte vergaderlocatie of gewoon een kale,  niet inspirerende ruimte? We hebben er allemaal weleens in gezeten en het effect daarvan heeft gevolgen voor het verloop van je vergadering. Kortom, een goede vergaderlocatie is belangrijk.

Vergaderlocatie: maak het aantrekkelijk

Nog maar een week geleden zat ik voor een belangrijk overleg in een grote, kille ruimte. Ik had mezelf goed voorbereid en ik had wel het één en ander te melden over het onderwerp dat op de agenda stond. Het zou een lange vergadering worden. Ik had er zin in want ik verheugde me op de mogelijke uitkomsten en het feit dat ik daarmee aan de slag kon gaan. Maar al heel snel werd mijn motivatie steeds minder. Waarom? Ik had het ijskoud. Daarnaast stond in die grote ruimte een hele kleine tafel waar we met heel veel mensen omheen zaten, heel dicht op elkaar. Als ik iets op wilde schrijven raakte ik mijn buurman steeds aan. Als mijn buurman hoestte voelde ik dat in mijn haren. Je begrijpt het al, ik was het heel snel zat. Het liefst wilde ik zo snel mogelijk weg. Ik denk dat deze situaties veel voorkomen in bedrijven. Een vergadering kan veel effectiever verlopen als je zorgt voor een aantrekkelijke en inspirerende ruimte.

Eisen aan de vergaderlocatie

Je begrijpt dus wel dat een vergaderlocatie aan wat eisen moet voldoen. Om met het voorbeeld van hierboven te beginnen; een aangename temperatuur is toch wel een eerste vereiste. Deelnemers die het te heet of te koud hebben, dragen niets bij. Wat persoonlijke ruimte is ook erg prettig. Je moet dingen kunnen noteren of opzoeken zonder dat je allerlei mensen aanstoot. Maar een ruimte moet er ook aantrekkelijk uitzien. Warme kleuren waardoor je je welkom voelt, comfortabele stoelen, een goede tafel. Natuurlijk staat er wat te drinken klaar. De ruimte moet beschikking hebben over moderne media en een goede WIFI. Bij voorkeur is er ook nog wat ruimte om wat rond te lopen tijdens een korte break in het overleg. Leuke schilderijen of spreuken aan de muur kunnen bovendien inspirerend werken. Dus heb je iets belangrijks te bespreken: zorg voor een goede vergaderlocatie. Het heeft echt effect op de uitkomsten van je vergadering.

Mobiele versie afsluiten